Роботизация процессов. День 2
Рождение робота
Расскажем о том, как бизнес-задача становится роботом на примере HR-процесса. Рассмотрим интерфейс PIX Studio. Создадим робота, который взаимодействует с браузером.
Что вас ждет сегодня:
Разберем кейсИзучим кейс «Московской Биржи» и узнаем, как роботы ускоряют процесс подбора аутстаффа, назначая собеседования самостоятельно
Изучим теорию и выполним практическое заданиеУзнаем, как создается робот и с какими системами он умеет взаимодействовать. Рассмотрим интерфейс PIX Studio. Разберем, как создается робот на примере HR-задачи и попробуем повторить его сборку.
Пообщаемся в эфиреВ эфире — разбор кейса дня и теории с экспертами. Ищите запись в материалах дня
Обсудим день в чате PIX ТриатлонаПереходите в сообщество PIX RPA, чтобы задать свои вопросы и пообщаться с другими участниками
Как «Московская Биржа» роботизирует подбор аутстаффа
Вячеслав Подгорнов, Начальник управления развития инструментов эффективности бизнес-процессов в «Московской Бирже»
Московская Биржа — крупнейший российский биржевой холдинг, который проводит торги на рынке ценных бумаг, валюты, драгоценных металлов, производных инструментов и различных активов.
Для Московской Биржи роботизация — одно из перспективных направлений быстрой автоматизации для повышения эффективности внутренних бизнес-процессов.
Роботизация позволяет оптимизировать процессы, повысить пропускную способность при выполнении однотипных операций и высвободить ресурсы сотрудников на решение других кейсов.
Московская Биржа — крупнейший российский биржевой холдинг, который проводит торги на рынке ценных бумаг, валюты, драгоценных металлов, производных инструментов и различных активов.
Для Московской Биржи роботизация — одно из перспективных направлений быстрой автоматизации для повышения эффективности внутренних бизнес-процессов.
Роботизация позволяет оптимизировать процессы, повысить пропускную способность при выполнении однотипных операций и высвободить ресурсы сотрудников на решение других кейсов.
Как строится работа по созданию и сопровождению программных роботов
Роботизация в «Московской Бирже» сегодня – это уже неотъемлемая часть автоматизации в компании, которой занимается выделенный Центр компетенций. Над каждым бизнес-процессом, который роботизируется в «Московской Бирже», работает продуктовая команда.
Роли в команде роботизации
1
Владелец продукта. Человек, который отвечает за весь процесс, организует работу команды, управляет бэклогом и приоритезацией задач. А также занимается развитием бизнес-компетенций.
2
Эксперт – бизнес-аналитик, который прорабатывает процессы, контролирует реализацию и тестирование.
3
Разработчик – человек, который непосредственно разрабатывает роботов в RPA-студии.
4
Администратор – специалист, который занимается администрированием машин и следит за своевременным обновлением лицензий на роботов.
5
Ключевой пользователь – бизнес-заказчик роботизации процесса. Не-ИТ-специалист, чью рутину роботизируем в конкретном проекте. Он знает все о бизнес-процессе, так как выполняет его вручную, создает ТЗ на роботизацию, участвует в тестировании и приемке робота.
Перед тем, как взять тот или иной процесс в работу, он проходит оценку потенциала роботизации.
Учитываются несколько факторов, в том числе:
Откуда поступают данные и сколько этих источников
Если источников несколько, то команда рассмотрит части процесса отдельно по каждому источнику (например, отдельно из MS Office и PDF), так как сценарии «забора» информации могут отличаться.
Количество различных сценариев процесса
Для максимально эффективного результата важно, чтобы процесс роботизации был однотипным. Если же число сценариев превышает 20, то для роботизации рекомендуется рассмотреть наиболее встречающиеся.
Частота однотипных операций
Повторяющиеся операции в одном периоде выполнения процесса. Например, сверка 400 документов за день.
Время
Время на выполнение одной операции человеком и периодичность выполнения процесса.
Исходя из этих критериев рассчитываются два основных показателя:
Потенциал роботизации – то, насколько процесс вообще подходит для роботизации
Потенциальный эффект от роботизации в FTE
Производственный цикл роботизации
Роботы для ускорения процесса подбора аутстаффа
До внедрения PIX RPA собеседования в рамках подбора аутстаффа назначались вручную. Согласование удобного времени, проверка календаря, отправка писем для назначения встречи и отправка ссылки на подключение занимала много времени сотрудника.
“
Казалось бы, договориться о времени собеседования – несложный вопрос. Однако, когда поток большой, а специалисту требуется проверить актуальность расписания нескольких человек, отправить письма с вариантами временных слотов, сформировать встречу и ссылку на звонок в календаре – процесс занимает много времени, что в свою очередь может влиять на скорость привлечения специалистов. Выбор технологии RPA в качестве решения оказался наиболее приемлемым вариантом. Теперь требуется лишь отметить во внутренней системе, что кандидат приглашен на собеседование, а менеджеру подтвердить слоты с кандидатом. Всю остальную работу делает программный робот.
Какие задачи выполняет робот:
1
Ищет доступные слоты для собеседований с учетом отпусков сотрудников
2
Отправляет письма с доступными слотами на подтверждение менеджерам и обрабатывает полученные ответы
3
Формирует ссылки на подключение ко встрече и рассылает приглашения в календарь
Особенность робота в том, что он имеет микросервисную архитектуру. Первый сервис фильтрует резюме кандидатов и отбирает тех, кто приглашен на собеседования. Второй – находит свободные слоты в календарях собеседующих и отправляет специалисту 3-5 вариантов времени для собеседования. Третий – мониторит ответы. Ещё один сервис отслеживает ответы, которые даны не в стандартизированном виде, и отправляет их инициатору для выяснения свободного слота напрямую.
Микросервисная архитектура — это стиль разработки, при котором вместо одного монолитного блока с создается много небольших сервисов. Таким образом сложный проект разделяется на несколько автономных модулей, что положительно сказывается на гибкости и отказоустойчивости результата. Дополнительным плюсом является возможность переиспользования готовых отлаженных сервисов на других проектах, что сокращает затраты на разработку в будущем.
Что такое микросервисная архитектура?
Схема работы робота:
1
Автоматизированный поиск доступных слотов для собеседований с учетом информации по отсутствию/отпускам
2
Отправка писем для подтверждения свободных слотов участников собеседования
3
Обработка полученных писем с ответами
4
Формирование ссылки на подключение ко встрече и отправка приглашения в календарь всем участникам собеседования
Также программный робот интегрирован с корпоративным мессенджером. Таким образом, сотрудники получают приглашения на собеседования в привычном и удобном формате.
Экономические эффекты от роботизации
Около
10 минут
Столько экономят сотрудники на коммуникацию по КАЖДОМУ кандидату на собеседование
Запись эфира
Переходим к теории!
Продолжаем изучать возможности роботов
В каких конкретно задачах можно применять роботов? Практически в любых! Роботы способны оптимизировать процессы, относящиеся к финансам и бухгалтерии, работе с кадрами, взаимодействию с клиентами, закупкам и логистике, различным ИТ-процессам. Давайте посмотрим примеры конкретных задач, с которыми робот работает эффективнее сотрудника.
Где чаще всего применяются программные роботы
Финансы и бухгалтерия
• Ежемесячная / квартальная / годовая отчётность
• Обработка платежей и заведение первичных документов
• Управление данными контрагентов
• Обработка и проверка договоров
• Акты сверки с контрагентами
• Выверка данных
• Обработка платежей и заведение первичных документов
• Управление данными контрагентов
• Обработка и проверка договоров
• Акты сверки с контрагентами
• Выверка данных
HR
• Поиск персонала на сайтах и в сервисах
• Обработка входящих резюме, планирование собеседований
• Регистрация нового сотрудника в системах компании
• Первичное обучение
• Обработка и контроль расчётов с сотрудниками
• Обработка входящих резюме, планирование собеседований
• Регистрация нового сотрудника в системах компании
• Первичное обучение
• Обработка и контроль расчётов с сотрудниками
Обслуживание клиентов
• Обработка обращений клиентов
• Автоматизированная обработка заказов
• Управление и мониторинг заказов
• Информирование
• Управление документооборотом с клиентами
• Автоматизированная обработка заказов
• Управление и мониторинг заказов
• Информирование
• Управление документооборотом с клиентами
Закупка и логистика
• Обработка и мониторинг заказов
• Управление транспортировкой, подбор маршрутов
• Обработка возвратов и недостач
• Формирование первичных документов
• Управление транспортировкой, подбор маршрутов
• Обработка возвратов и недостач
• Формирование первичных документов
ИТ
• Мониторинг серверов и приложений
• Работа с внутренними почтовыми сервисами и ограничениями
• Резервное копирование
• Управление учетными данными пользователей
• Работа с внутренними почтовыми сервисами и ограничениями
• Резервное копирование
• Управление учетными данными пользователей
В каких отраслях можно встретить роботизацию?
Во всех, где есть рутинные повторяющиеся операции. Ниже печень отраслей, где уже трудятся цифровые сотрудники.
Банки
Страхование
Лизинг
Металлургия
Нефтегаз
Энергетика
Добыча
Строительство
Ритейл
FMCG
HoReCa
Производство
ИТ
Оказание услуг
Транспорт
и другие
Теперь давайте разберем, где и как создаются программные роботы
Как мы уже рассказывали в первом дне обучения, если ваш процесс можно представить, как последовательность действий (алгоритм), то значит, что он подлежит роботизации. Давайте рассмотрим практический пример.
У нас есть бизнес-задача — требуется сформировать отчет по средней стоимости всех российских биржевых фондов за конкретный период. Формирование подобных отчетов вручную может занимать много времени, кроме того, сотруднику приходится совершать много повторяющихся рутинных действий.
С чего начнем?
Для начала давайте отрисуем бизнес-процесс, который выполняет сотрудник. Как отрисовывать бизнес-процессы мы разбирали на первом треке "Управление процессами".
У нас есть бизнес-задача — требуется сформировать отчет по средней стоимости всех российских биржевых фондов за конкретный период. Формирование подобных отчетов вручную может занимать много времени, кроме того, сотруднику приходится совершать много повторяющихся рутинных действий.
С чего начнем?
Для начала давайте отрисуем бизнес-процесс, который выполняет сотрудник. Как отрисовывать бизнес-процессы мы разбирали на первом треке "Управление процессами".
Схема процесса, который выполняет сотрудник
Далее приступаем к формированию технического задания для нашего будущего робота — прописываем алгоритм его работы. Как вы можете заметить, деталей становится больше, важно продумать каждый шаг, который должен выполнять робот.
Алгоритм, который выполняет робот
Далее необходимо разделить наш большой процесс на отдельные части. Для таких задач, как сбор информации, расчеты, конвертация отчета и другие, необходимо делать отельные скрипты, чтобы в будущем с ними было удобно работать. На схеме выделяем шаги, которые будут выполнены в виде отдельных скриптов.
Далее скрипты будут собраны в один большой проект. Давайте посмотрим, как это будет выглядеть в PIX Studio.
В видео-формате удобнее!
Смотрите, как процесс становится роботом
А теперь познакомимся поближе с продуктом
Компоненты платформы PIX RPA
Платформа PIX RPA состоит из нескольких компонентов. Для создания и тестирования роботов используется PIX Studio, централизованно управлять всеми роботами можно в PIX Master, а запускать роботов при помощи мессенджера – в PIX Runner.
PIX Studio
Среда разработки и исполнения программных роботов (цифровых сотрудников)
• Создание логики процесса для робота, возможные отклонения и исключения
• Два интерфейса отображения алгоритма робота: в виде блок-схемы и в виде списка команд
• Интерактивная среда обучения моделей ИИ AutoML Smart Activities
• Создание логики процесса для робота, возможные отклонения и исключения
• Два интерфейса отображения алгоритма робота: в виде блок-схемы и в виде списка команд
• Интерактивная среда обучения моделей ИИ AutoML Smart Activities
PIX Master
Центр управления цифровыми сотрудниками
• Обеспечивает отказоустойчивое выполнение задач роботами без участия человека
• Управляет бизнес-процессами, контролирует обмен данными между роботами и другими системами
• Обеспечивает отказоустойчивое выполнение задач роботами без участия человека
• Управляет бизнес-процессами, контролирует обмен данными между роботами и другими системами
PIX Runner
Инструмент для простого запуска и мониторинга цифровых сотрудников бизнес-пользователями
• Единый чат PIX Runner для взаимодействия со всеми роботами в формате сообщений
• Управление роботом через простые команды
• Единый чат PIX Runner для взаимодействия со всеми роботами в формате сообщений
• Управление роботом через простые команды
PIX Studio – основной инструмент RPA. Именно в Студии программируется процесс для будущего робота.
Алгоритм составляется из отдельных действий, которые называются в PIX Studio активностями. В студии представлено более 250 активностей, при помощи которых можно повторить шаги бизнес-процесса.
PIX Studio – low-code платформа, а значит, что для создания робота не потребуется писать код с нуля. Вся программа собирается по принципу «конструктора» из блоков.
Алгоритм составляется из отдельных действий, которые называются в PIX Studio активностями. В студии представлено более 250 активностей, при помощи которых можно повторить шаги бизнес-процесса.
PIX Studio – low-code платформа, а значит, что для создания робота не потребуется писать код с нуля. Вся программа собирается по принципу «конструктора» из блоков.
Интерфейс PIX Studio
При запуске программы мы видим стартовую страницу. Для создания нового робота нужно нажать на кнопку «Создать» - «Новый скрипт». Скрипт – это «код» нашего робота.
Еще можно создать проект. Проект – это объединение нескольких скриптов для создания одного большого робота.
Еще можно создать проект. Проект – это объединение нескольких скриптов для создания одного большого робота.
После нажатия кнопки появится окно, где нужно ввести название Скрипта и папку на компьютере, куда сохранится файл. Далее нажимаем «Создать скрипт», и после этого вы увидите основное окно программы.
Узнать больше об интерфейсе вам поможет интерактивная схема
Как же собрать робота? Здесь используется принцип drag-and-drop («перетяни и брось»): достаточно перетянуть нужные блоки из панели «Активности» и настроить их в панели «Свойства». А когда все готово – запустить робота.
Переходим к практике!
Сегодня мы попробуем собрать своего первого робота для автоматизации HR-процесса. Какая задача у робота?
1
Спросить у пользователя название должности, сохранить ответ
2
Найти на сайте hh.ru соответствующие запросу резюме
3
Сохранить найденные данные в документ excel
Вот так быстро и легко можно собрать работающего робота! В следующие дни мы разберем еще несколько кейсов и напишем по ним роботов. А если вам прямо сейчас интересно узнать больше о разработке роботов или назначении разных активностей – вы можете пройти бесплатный Базовый курс RPA Разработчика в Академии PIX, или прочитать об этом в Базе Знаний PIX.
Задание 1
Ваше задание – самостоятельно собрать робота из сегодняшнего видео-кейса. Вы можете использовать свои файлы или предоставленные нами. А также проверить себя с помощью готового скрипта.
Задание 2
И креативное задание. Подумайте, в каких еще задачах можно использовать возможности робота по взаимодействию с браузером и excel.
В качестве кейса для практических заданий вы можете взять свою компанию или личные задачи, а можете работать с кейсом "ПИКС-МИКС".
Если остались вопросы
Продолжим обсуждение в Telegram-сообществе PIX RPA! Там вы сможете задать любой вопрос о заданиях или платформе. А еще — в сообществе мы обмениваемся опытом, публикуем новости о развитии продукта и интересные факты на тему процессного управления.