Тема первой недели обучения — управление бизнес-процессами компании. Материалы собрала команда экспертов по процессному подходу и по автоматизации процессов, а работать предстоит в простой, наглядной и мощной ИТ-платформе — PIX Процессной студии!

Триатлон — это практикум. Вы сможете сразу применить полученные знания и навыки для развития своего бизнеса.

На треке вы:

Производитель продуктов питания был недоволен пропускной способностью своего склада и процессом сборки заказов для отгрузки.

Процесс выглядит так:

Ответить на эти вопросы помог детальный анализ бизнес-процесса, при котором применили Process Mining — метод анализа, позволяющий отследить все события в ИТ-системах, визуализировать их в виде диаграммы-графа и увидеть, где в процессе происходят задержки, ошибки или отклонения.

Процессный подход отличается от популярного взгляда на организацию через призму ее оргструктуры, то есть функционального подхода. Оргструктура — это относительно статическая схема, которая показывает, из каких подразделений и должностей состоит компания и кто кому подчиняется по иерархии.

Также из нее можно примерно предположить, кто чем занимается, за что отвечает. В крупных компаниях оргструктура бывает весьма сложной и многоуровневой.

Вот пример классической линейно-функциональной структуры:

Если смотреть на организацию только через призму ее структуры, многие важные проблемы не решаются и даже усиливаются:

Можно ли решить проблемы организации и помочь ей выйти на новые уровни, меняя оргструктуру, а также переподчиняя подразделения и отдельных людей? Иногда — да, но часто от перемены мест слагаемых сумма не меняется.

Проблема взгляда на компанию только через призму оргструктуры — в раздробленности организации, ее недостаточной целостности, слаженности. Представьте, что у вашей головы одни интересы, у руки — другие, у ног третьи, а у сердца — четвертые. Когда мы работаем с компанией, одна из основных задач — повышать целостность организации. Составные части бизнеса должны работать гармонично и достигать общей цели.


Достичь этого помогает взгляд на компанию через призму сквозных бизнес-процессов. То есть таких, которые проходят через разные подразделения и должности, обеспечивая их слаженную работу. В этом суть процессного подхода к управлению.

Процессный подход дает бизнесу массу преимуществ:

Прямо таки сказка какая-то! Да: если делать все правильно, результаты превосходят ожидания.

«Делать правильно» значит не просто разработать кучу формальных схем, регламентов и инструкций. Это значит понять саму суть подхода и применять его инструменты
для развития бизнеса.

Чтобы процессный подход дал результаты, процессы нужно:

Если процессы в компании не описаны, в ней обычно царит хаос. Или часто — ручное управление, когда первым лицам приходится держать все под постоянным личным контролем, без которого бизнес перестает нормально работать, и уж тем более развиваться.

Разберем каждый из вариантов детально

У высшего руководства — максимальная заинтересованность в успехе бизнеса, понимание организации и рынка. Их авторитет и полномочия высоки. Однако они не знают многих нюансов работы. А решения, которые сотрудникам навязывают сверху, могут вызывать сопротивление и саботаж: явный или скрытый.


Включить в улучшение бизнеса каждого работника было бы здорово. Но это утопия: у многих нет ни достаточного понимания нюансов работы компании, ни нужных навыков.


Консультанты обладают высокой компетентностью и опытом, у них достаточно времени для работы над процессами, они могут высказывать независимое мнение. Однако они не знают многих тонкостей работы именно вашей компании. И зачастую решения, навязанные извне, вызывают у сотрудников еще больше сопротивления, чем продавленные сверху.


Решение, которое действительно работает — процессы описывают и улучшают ключевые люди компании: руководители подразделений и ведущие специалисты. Над процессом работает команда из нескольких ключевых людей, максимально связанных с этим процессом, имеющих в нем большой опыт и стремление его отладить, улучшить.

Именно так я и предлагаю вам действовать. Это повышает вовлеченность команды в работу, улучшает взаимодействие людей, повышает осознанность, зрелость.

Вы можете разбираться со своими процессами и в одиночку, если пока работаете без команды. Однако если у вас есть ключевые люди — вовлекайте их. Суть работы над процессами — осознать, как мы работаем сейчас, и договориться, как делать это удобнее и эффективнее.

Консультанты же могут помогать вам методически, помогать эффективно работать в команде. А также воплощать ваши наработки в информационной системе.

В течение трека вам нужно будет работать над неким процессом. Мы предлагаем вам выбор из двух вариантов работы:

Вы можете работать один, а можете — привлечь свою команду или просто заинтересованных коллег. Если будете работать с командой, решите, кто войдет в нее, обсудите это с коллегами. Хорошо, если эти люди работают на разных ключевых должностях (коммерция, производство, финансы и пр.), имеют большой опыт в вашей компании, стремятся ее системно улучшать на длинном горизонте, пользуются авторитетом в коллективе, умеют хорошо общаться с людьми и находить с ними общий язык.


Начнем с первого практического шага прямо сейчас:

Чтобы описывать бизнес-процессы и хранить информацию о них в удобном виде, существуют ИТ-инструменты. Вы будете учиться работать с бизнес-процессами именно в таком инструменте —
в PIX Процессной студии.

Это удобное ПО для описания, систематизации и проектирования процессов в организации. Оно помогает оцифровать бизнес-процессы, создать наглядные схемы-описания и систематизировать знания о работе компании, чтобы потом вам было легче понять, как изменять процессы и что оптимизировать.

PIX Процессная студия позволяет:

Рассмотрим, из чего состоит интерфейс платформы

1. Пространство

Пространство — это аналог папки, в которой лежат ваши процессы. В пространствах могут быть как отдельные процессы, так и их совокупности в иерархическом виде — то есть большие процессы и подпроцессы внутри них.

2. Дерево бизнес-процессов

Процессная студия позволяет моделировать многоуровневые процессы — то есть описывать не только сам процесс, но и детализировать отдельные его шаги. На первом уровне можно начать моделировать как функциональные подразделения компании: например, бухгалтерия или HR, — так и сквозные (кроссфункциональные) процессы компании. Например, процесс «от заказа до оплаты» будет находиться на первом уровне, так как он сквозной.

На втором и ниже уровнях можно детализировать большие бизнес-процессы до конкретных тасков, которые выполняют сотрудники. Например, если погрузиться в процесс «от заказа до оплаты», в нем можно найти описание обработки конкретных документов, заказа курьера и других.

По умолчанию в Процессной студии есть 4 уровня погружения в процесс, по необходимости кол-во уровней можно увеличить.

3. Канвас

Канвас — это холст, на котором вы моделируете бизнес-процессы. Из панели инструментов можно вытянуть на канвас необходимые элементы и начать описывать процесс — создавать его схему.

4. Свойства и комментарии

На панели свойств будут отображаться системные свойства процесса: название, номер и время процесса. А также дополнительные свойства, которые вам необходимо назначить на бизнес-процесс самостоятельно: например, владелец процесса, документ или ссылка. О свойствах мы поговорим в будущих уроках.

В блоке «чат-комментарий» можно оставлять комментарии к карте процесса.

5. Реестр бизнес-процессов

В реестре бизнес-процессов все смоделированные на канвасе процессы отображаются в табличном представлении.

Все колонки и столбцы можно фильтровать и выбирать, какое количество уровней отражать, а также искать необходимые процессы с помощью поиска. Все отфильтрованные значения в реестре можно выгрузить в Excel.