Top.Mail.Ru
Управление процессами. День 1
Процессы повсюду
Введение в процессный подход. Организуем работу над процессами в компании
Приветствуем вас на первом треке 
PIX Триатлона!
Что вас ждет сегодня
  • Познакомимся
    Познакомим вас с экспертами и расскажем, как будет проходить PIX Триатлон и его первый трек по управлению процессами
  • Изучим кейс из производства
    Узнаем, как на производстве молочной продукции применили процессный подход и нашли точки роста
  • Посмотрим запись эфира
    В эфире — разбор кейса дня и теории с экспертами. Ищите запись в материалах дня
  • Погрузимся в процессы
    Обсудим процессный подход: как он работает и какие преимущества дает организациям
  • Обсудим день в чате PIX Триатлона
    Переходите в сообщество PIX Процессы, чтобы задать свои вопросы и пообщаться с другими участниками
Тема первой недели обучения — управление бизнес-процессами компании. Материалы собрала команда экспертов по процессному подходу и по автоматизации процессов, а работать предстоит в простой, наглядной и мощной ИТ-платформе — PIX Процессной студии!
Триатлон — это практикум. Вы сможете сразу применить полученные знания и навыки для развития своего бизнеса.
На треке вы:
Узнаете, что такое процессное управление и как оно поможет вам управлять своим бизнесом, повышать его эффективность
Научитесь видеть процессы, описывать их, распределять ответственность, оптимизировать деятельность компании
Научитесь организовывать работу над процессами и их постоянным улучшение
Научитесь работать в системе PIX Процессная студия и применять навык для развития своего бизнеса
Об экспертах трека
  • Михаил Рыбаков
    Бизнес-консультант, организационный терапевт и автор бестселлеров на тему процессного управления
    Помогаю владельцам и руководителям навести порядок в бизнесе, чтобы организация работала как часы, масштабировалась, приносила стабильно растущую прибыль и радость за счет создания надежной, эффективной системы и вовлечения команды.

    Четкая пошаговая методика, созданная в регулярной работе с сотнями компаний разных отраслей и размеров.

    В организационном развитии с 2002 года. Регулярно провожу мероприятия в России и других странах. В свободное время путешествую, хожу в походы, фотографирую, занимаюсь саморазвитием. Отец любимой дочки.
  • Николай Буланов
    Директор по консалтингу PIX Robotics и владелец продукта PIX Процессы
    Окончил Финансовую академию при Правительстве РФ и Университет Монаша (Monash University, Австралия).

    Более 10 лет опыта в консалтинге в различных отраслях, таких как логистика, финансы, ритейл, телеком.

    8 лет руковожу практиками по оптимизации бизнес-процессов с использованием различных ИТ-инструментов.

    Являюсь директором по продукту PIX Процессы, который аккумулировал в себе международный и отечественный опыт передовых экспертов.
Ускорение сборки заказов на производстве молочной продукции

Мария Пелевина, ведущий консультант Процесс-бар с 6-летним опытом в проектах Process Mining (процессной аналитики)

Я хочу показать вам, как процессный подход к управлению позволяет открывать интересные и необычные особенности работы, о которых компания могла не догадываться раньше. И, конечно, повышать за счет этого эффективность!

Приведу пример из практики моей команды: анализ процесса сборки заказов на складах производственной компании. А на эфире в 15:00 встречусь с вами, чтобы подробнее обсудить кейс!
Производитель продуктов питания был недоволен пропускной способностью своего склада и процессом сборки заказов для отгрузки.

Процесс выглядит так:
1
В систему WMS поступает заказ
2
Система WMS формирует маршрут сборки для комплектовщика
3
Комплектовщик собирает товар по складу согласно заданному маршруту.
Если товара на месте нет, вызывает пополнение
4
Укомплектованный заказ передают в зону погрузки
При этом важные этапы процесса сборки заказов на складе были непонятными и непрозрачными, например:
  • Конфигурация процесса сборки в WMS
    Как именно WMS строит маршрут?
  • Последовательность действий сотрудника склада во время сборки заказа
    Что конкретно он делает и как?
Ответить на эти вопросы помог детальный анализ бизнес-процесса, при котором применили Process Mining — метод анализа, позволяющий отследить все события в ИТ-системах, визуализировать их в виде диаграммы-графа и увидеть, где в процессе происходят задержки, ошибки или отклонения.

На основе анализа нашли возможности для оптимизации. Каких результатов нам удалось достичь:

  • На 33% уменьшили время сборки заказов на складе
  • В 3 раза уменьшили время простоев при сборке
  • На 20% снизили время ожидания пополнения во время сборки
  • На 20% снизили количество возвратов в маршрутах сборщиков
На сегодняшнем эфире я расскажу вам больше о том, какие методы оптимизации мы выбрали и что показал анализ.
Запись эфира
Зачем работать над бизнес-процессами

Михаил Рыбаков, эксперт трека, бизнес-консультант, организационный терапевт и автор бестселлеров на тему процессного управления

Сегодня поговорим об основах процессного подхода: изучим преимущества и нюансы внедрения, базовые моменты по описанию. В качестве практики сегодня все просто: выберем формат работы в течение трека и скачаем PIX Процессную студию

Для начала разберемся, что представляет собой бизнес-процесс.


Бизнес-процесс — это четкий, зафиксированный письменно алгоритм выполнения некой деятельности. Например, поиск клиента, выполнение заказа и т. д.

Бизнес-процессы многократно повторяются.


А процессный подход к управлению — это взгляд на организацию через призму ее бизнес-процессов.

Пример процесса
Процессный подход отличается от популярного взгляда на организацию через призму ее оргструктуры, то есть функционального подхода. Оргструктура — это относительно статическая схема, которая показывает, из каких подразделений и должностей состоит компания и кто кому подчиняется по иерархии.

Также из нее можно примерно предположить, кто чем занимается, за что отвечает. В крупных компаниях оргструктура бывает весьма сложной и многоуровневой.

Вот пример классической линейно-функциональной структуры:
Если смотреть на организацию только через призму ее структуры, многие важные проблемы не решаются и даже усиливаются:
1
Постепенно структура разрастается. Часто руководитель мыслит так: если есть задача или проблема, надо создать отдел или должность, которые будут ее решать.
Численность персонала и затраты растут. Система становится все более сложной и неповоротливой. Управляемость и эффективность падают
2
Между подразделениями усиливается напряжение, переходящее в конфликты. Частая причина — непонимание, какую роль выполняет другой отдел
3
Подразделения все больше занимаются решением собственных проблем, забывая про задачи смежных и компании в целом
4
Основные сложности рождаются и растут на стыках подразделений и должностей
Можно ли решить проблемы организации и помочь ей выйти на новые уровни, меняя оргструктуру, а также переподчиняя подразделения и отдельных людей? Иногда — да, но часто от перемены мест слагаемых сумма не меняется.

Подумайте: бывало ли такое, что вы меняли структуру своей организации, переводили людей из отдела в отдел или сами становились объектом таких изменений. К чему это приводило? Были ли улучшения и если да, то насколько устойчивые? Какие побочные эффекты это давало?

В чем основная проблема, вызванная взглядом на компанию только через призму ее оргструктуры? Что делать, чтобы решить эту проблему?
Проблема взгляда на компанию только через призму оргструктуры — в раздробленности организации, ее недостаточной целостности, слаженности. Представьте, что у вашей головы одни интересы, у руки — другие, у ног третьи, а у сердца — четвертые. Когда мы работаем с компанией, одна из основных задач — повышать целостность организации. Составные части бизнеса должны работать гармонично и достигать общей цели.


Достичь этого помогает взгляд на компанию через призму сквозных бизнес-процессов. То есть таких, которые проходят через разные подразделения и должности, обеспечивая их слаженную работу. В этом суть процессного подхода к управлению.
Процессный подход дает бизнесу массу преимуществ:
  • Становится ясно, как компания работает на самом деле и как это улучшить

  • Становится меньше противоречий между подразделениями, смежные отделы легче сотрудничают

  • Уменьшается зависимость от человеческого фактора, от сотрудников-звезд

  • Быстрее и легче включать в работу новых сотрудников

  • Снижаются требования к персоналу

  • Падает уровень стресса и перегрузки, у команды высвобождаются силы для развития бизнеса
  • Растет прозрачность и управляемость компании

  • Организация стабильно работает и развивается

  • Бизнес легче масштабировать

  • Повышается производительность, снижаются затраты денег, времени и труда

  • Бизнес выдает продукты нужного уровня качества, соответствует ожиданиям клиентов

  • Прибыль растет

  • У владельцев и топов освобождаются время и силы для стратегического развития и личной жизни
Прямо таки сказка какая-то! Да: если делать все правильно, результаты превосходят ожидания.

«Делать правильно» значит не просто разработать кучу формальных схем, регламентов и инструкций. Это значит понять саму суть подхода и применять его инструменты
для развития бизнеса.
Чтобы процессный подход дал результаты, процессы нужно:
1
Описать — то есть разобраться, как же организация и люди в ней работают на самом деле
2
Отладить, оптимизировать. Чтобы они выполнялись быстрее, удобнее, дешевле, с меньшим количеством ошибок и т.д.
3
При необходимости — автоматизировать
4
Действительно работать по процессам
5
Совершенствовать их по мере необходимости
Если процессы в компании не описаны, в ней обычно царит хаос. Или часто — ручное управление, когда первым лицам приходится держать все под постоянным личным контролем, без которого бизнес перестает нормально работать, и уж тем более развиваться.
Кто в компании должен лидировать работу над бизнес-процессами?

Для начала подумайте, кто, на ваш взгляд, должен заниматься описанием и отладкой процессов в компании? Есть ли такие люди в вашей компании?
  • Высшее руководство организации: ее собственники, генеральный директор, CEO
  • Каждый сотрудник компании
  • Консультанты, аналитики: внутренние или внешние
  • Команда ключевых людей компании
Разберем каждый из вариантов детально

У высшего руководства — максимальная заинтересованность в успехе бизнеса, понимание организации и рынка. Их авторитет и полномочия высоки. Однако они не знают многих нюансов работы. А решения, которые сотрудникам навязывают сверху, могут вызывать сопротивление и саботаж: явный или скрытый.


Включить в улучшение бизнеса каждого работника было бы здорово. Но это утопия: у многих нет ни достаточного понимания нюансов работы компании, ни нужных навыков.


Консультанты обладают высокой компетентностью и опытом, у них достаточно времени для работы над процессами, они могут высказывать независимое мнение. Однако они не знают многих тонкостей работы именно вашей компании. И зачастую решения, навязанные извне, вызывают у сотрудников еще больше сопротивления, чем продавленные сверху.


Решение, которое действительно работает — процессы описывают и улучшают ключевые люди компании: руководители подразделений и ведущие специалисты. Над процессом работает команда из нескольких ключевых людей, максимально связанных с этим процессом, имеющих в нем большой опыт и стремление его отладить, улучшить.
Именно так я и предлагаю вам действовать. Это повышает вовлеченность команды в работу, улучшает взаимодействие людей, повышает осознанность, зрелость.

Вы можете разбираться со своими процессами и в одиночку, если пока работаете без команды. Однако если у вас есть ключевые люди — вовлекайте их. Суть работы над процессами — осознать, как мы работаем сейчас, и договориться, как делать это удобнее и эффективнее.

Консультанты же могут помогать вам методически, помогать эффективно работать в команде. А также воплощать ваши наработки в информационной системе.
Как будет строиться работа с практическими заданиями
В течение трека вам нужно будет работать над неким процессом. Мы предлагаем вам выбор из двух вариантов работы:
Вариант 1
Вы можете взять в работу бизнес-процессы компании «Пикс-Микс» — производителя спортивного питания, который мечтает выйти за пределы регионального рынка, но пока только теряет в качестве продукции и прибыли.

Сможете помочь компании решить ее проблемы?
Вариант 2
Вы можете выбрать любой бизнес-процесс своей компании, в которой вы работаете или управляете!

Если вы знаете, какой процесс в вашей компании или отделе требует внимания или вызывает особую боль, опишите его.
Вы можете работать один, а можете — привлечь свою команду или просто заинтересованных коллег. Если будете работать с командой, решите, кто войдет в нее, обсудите это с коллегами. Хорошо, если эти люди работают на разных ключевых должностях (коммерция, производство, финансы и пр.), имеют большой опыт в вашей компании, стремятся ее системно улучшать на длинном горизонте, пользуются авторитетом в коллективе, умеют хорошо общаться с людьми и находить с ними общий язык.


Начнем с первого практического шага прямо сейчас:

Подумайте: что в компании уже работает хорошо, надежно, эффективно. Обсудите, какие проблемы есть на сегодня в работе организации, ее внутреннем устройстве. Какие процессы работают недостаточно надежно и эффективно. Например, где существуют срывы сроков, проседает качество, не складывается коммуникация.
Где можно удобно моделировать процессы?
Чтобы описывать бизнес-процессы и хранить информацию о них в удобном виде, существуют ИТ-инструменты. Вы будете учиться работать с бизнес-процессами именно в таком инструменте —
в PIX Процессной студии.

Это удобное ПО для описания, систематизации и проектирования процессов в организации. Оно помогает оцифровать бизнес-процессы, создать наглядные схемы-описания и систематизировать знания о работе компании, чтобы потом вам было легче понять, как изменять процессы и что оптимизировать.
PIX Процессная студия позволяет:
1
Моделировать бизнес-процессы в различных нотациях
2
Назначать процессам необходимые свойства и атрибуты
3
Генерировать реестр бизнес-процессов
Рассмотрим, из чего состоит интерфейс платформы
1. Пространство
Пространство — это аналог папки, в которой лежат ваши процессы. В пространствах могут быть как отдельные процессы, так и их совокупности в иерархическом виде — то есть большие процессы и подпроцессы внутри них.
2. Дерево бизнес-процессов
Процессная студия позволяет моделировать многоуровневые процессы — то есть описывать не только сам процесс, но и детализировать отдельные его шаги. На первом уровне можно начать моделировать как функциональные подразделения компании: например, бухгалтерия или HR, — так и сквозные (кроссфункциональные) процессы компании. Например, процесс «от заказа до оплаты» будет находиться на первом уровне, так как он сквозной.

На втором и ниже уровнях можно детализировать большие бизнес-процессы до конкретных тасков, которые выполняют сотрудники. Например, если погрузиться в процесс «от заказа до оплаты», в нем можно найти описание обработки конкретных документов, заказа курьера и других.

По умолчанию в Процессной студии есть 4 уровня погружения в процесс, по необходимости кол-во уровней можно увеличить.
3. Канвас
Канвас — это холст, на котором вы моделируете бизнес-процессы. Из панели инструментов можно вытянуть на канвас необходимые элементы и начать описывать процесс — создавать его схему.
4. Свойства и комментарии
На панели свойств будут отображаться системные свойства процесса: название, номер и время процесса. А также дополнительные свойства, которые вам необходимо назначить на бизнес-процесс самостоятельно: например, владелец процесса, документ или ссылка. О свойствах мы поговорим в будущих уроках.

В блоке «чат-комментарий» можно оставлять комментарии к карте процесса.
5. Реестр бизнес-процессов
В реестре бизнес-процессов все смоделированные на канвасе процессы отображаются в табличном представлении.

Все колонки и столбцы можно фильтровать и выбирать, какое количество уровней отражать, а также искать необходимые процессы с помощью поиска. Все отфильтрованные значения в реестре можно выгрузить в Excel.
Практическое задание
Скачайте на компьютер PIX Процессную студию: комьюнити-версия

❗️❗️❗️ Обратите внимание:
Если у вас уже установлена полная версия PIX Процессной студии, устанавливать комьюнити-версию вам НЕ нужно: это может привести к поломке. Вы сможете выполнять задания в обычной версии PIX Процессной студии.

Установите приложение по инструкции из видео:
Ссылки из этого видео
Ссылка на скачивание установочного архива для Windows
Более подробная инструкция по установке программы
Пригодится, если не получится установить приложение. Тогда нужно будет удалить и попробовать заново
Там вы можете задать любые вопросы по установке программы и работе в ней

Посмотрите видео с демонстрацией интерфейса PIX Процессной студии
Ссылки из этого видео
Статья в Базе знаний PIX о начале работы с платформой и интерфейсе
Обучающие видео по работе с PIX Процессной студией. Обратите внимание: они созданы для расширенной версии платформы, так что могут содержать информацию о функциях, которых нет в Community Edition
В канале мы делимся новостями продукта, новыми релизами, кейсами, интересными событиями, мероприятиями и вебинарами
Продолжим обсуждение в Telegram-сообществе PIX Процессы?
Есть вопросы по заданиям или функционалу платформы? Вы можете задать их в сообществе PIX Процессы. А еще — в сообществе мы обмениваемся опытом, публикуем новости о развитии продукта и интересные факты на тему процессного управления.