Управление процессами. Урок 7
Task Mining для более глубокого анализа и оптимизации
Применяем инструменты Process Mining и Task Mining вместе
Что вас ждет сегодня
-
Освоим Task MiningРазберем, как получить представление о действиях сотрудников по ходу выполнения процесса -
Прослушаем эфирПоговорим об аспектах внедрения технологий и возможностях Process Mining для повышения эффективности процессов -
Проверим свои знания о процессной аналитикеПройдем тест на понимание различий технологий Process Mining и Task Mining -
Обсудим урок в чатеПереходите в сообщество PIX Процессы, чтобы задать свои вопросы и пообщаться с другими участниками
Task Mining VS Process Mining: различия, синергия и практическое применение
- Илья ДалинскийВедущий консультант в компании PIX Robotics
На эфире эксперт Илья Далинский, ведущий консультант в компании PIX Robotics, подробно рассказыет про технологию Task Mining и основные принципы её работы. Илья также проводит параллели с технологией Process Mining, о которой мы говорили в предыдущем уроке, рассказывает о ключевых различиях между этими двумя технологиями для процессного анализа, а также о сценариях их совместного использования и синергии.
Вы узнаете о принципе работы PIX Монитора задач - решения семейства PIX Процессы, основанного на данной технологии, и о том, как пользоваться различными инструментами анализа, доступными в решении.
Ответы на вопросы «Как найти корневые причины проблемы в процессе, которую мы обнаружили при помощи технологии Process mining?» и «Как определить оптимальный способ её устранения?» ищите в новом эфире. А далее в ходе урока мы подробнее разберем принципы работы технологий Task Mining и Process Mining.
Вы узнаете о принципе работы PIX Монитора задач - решения семейства PIX Процессы, основанного на данной технологии, и о том, как пользоваться различными инструментами анализа, доступными в решении.
Ответы на вопросы «Как найти корневые причины проблемы в процессе, которую мы обнаружили при помощи технологии Process mining?» и «Как определить оптимальный способ её устранения?» ищите в новом эфире. А далее в ходе урока мы подробнее разберем принципы работы технологий Task Mining и Process Mining.
Запись эфира
Task Mining + Process Mining = объективная картина процессов организации
На прошлом уроке мы рассмотрели Process Mining – инструмент для анализа бизнес-процессов на основе логов из корпоративных систем, например, 1С, Bitrix 24, SAP.
Сегодня же мы поговорим о Task Mining – классе решений, который позволяет достоверно изучить, как проходят процессы на основе действий пользователей за компьютером и проанализировать рабочий день сотрудника.
Task Mining и Process Mining помогают в достижении единой глобальной цели – получить представление о фактическом выполнении процессов.
Сегодня же мы поговорим о Task Mining – классе решений, который позволяет достоверно изучить, как проходят процессы на основе действий пользователей за компьютером и проанализировать рабочий день сотрудника.
Task Mining и Process Mining помогают в достижении единой глобальной цели – получить представление о фактическом выполнении процессов.
Process Mining
Может использоваться для анализа больших процессов, протекающих в нескольких подразделениях, чтобы выявить узкие места и даёт более общий взгляд на процесс, основанный на данных из информационных систем.
Task Mining
Mining может быть использован для анализа самых маленьких частных процессов – процессов нижнего уровня и даёт более детальную картину – вплоть до отдельных кликов пользователя.
Данные из корпоративных систем не нужно собирать с нуля: в вашей компании они уже есть! Логи из корпоративных систем отражают реальное взаимодействие сотрудников, скорость выполнения шагов процесса, используемые ресурсы, частоту выполнения процесса. Подумайте, какими корпоративными системами пользуются сотрудники вашей компании.
Сравнение Process Mining и Task Mining
Таким образом, вместе Task Mining и Process Mining позволяют создать всеобъемлющую объективную картину процессов организации.
Как анализировать процессы нижнего уровня?
Если верхнеуровневые процессы достаточно понятны и легко отрисовываются на процессной карте, то с процессами нижнего уровня все иначе.
Как правило, об этих процессах мало данных:
Как правило, об этих процессах мало данных:
- В них задействованы только конкретные сотрудники одного подразделения
- Не все действия выполнения процесса логируются и сохраняются в корпоративных системах
Из-за этого для формирования фактической карты процесса необходимо задействовать его исполнителей.
Task Mining — это технология для сбора данных, основанная на действиях, которые пользователи совершают на своих устройствах. Task Mining дает наглядное представление о действиях сотрудников, которые они совершают по ходу выполнения процесса.
Как использовать Task Mining?
Рассмотрим, как использовать Task Mining для анализа процессов на примере решения PIX Монитор задач.
PIX Монитор задач включает в себя 2 режима: диалоговый и фоновый режим работы монитора:
PIX Монитор задач включает в себя 2 режима: диалоговый и фоновый режим работы монитора:
Диалоговый режим
Позволяет аналитику удаленно поставить задачу на запись определенного процесса. Исполнитель видит на экране всплывающее окно с задачей показать нужный процесс. Когда исполнитель будет готов, ему необходимо будет нажать на кнопку записи экрана, и система сама автоматически будет сохранять действия сотрудника. И в конце выполнения надо будет нажать стоп. Обычно аналитики ставят задачу записать процесс несколько раз, чтобы увидеть вариативность выполнения процесса. Одна задача может быть поставлена разным исполнителям, чтобы получить максимальное количество данных. То есть исполнителю не нужно жать «запись» и «стоп» при каждом выполнении процесса, а лишь несколько раз, чтобы система поняла, как сотрудники выполняют процесс.
Фоновый режим
Не зависит от действий исполнителя: пользователь никак не взаимодействует с ним и никак не влияет на него. Фоновый режим удаленно активируют аналитики, чтобы получить информацию о полном рабочем дне сотрудника.
-
Для чего нужны 2 режима мониторов?Диалоговый режим позволяет записать выполнение конкретного процесса несколько раз, но он не дает представления о том, как часто выполняется процесс в течение дня, прерывается ли он для выполнения других процессов, какова реальная скорость выполнения процесса в рабочее время. Эти данные позволяет собрать фоновый режим монитора.
Разметка процесса
После получения данных с диалогового режима система начинает искать процесс в действиях, которые записывает фоновый режим, то есть среди действий, которые постоянно выполняют сотрудники.
Для расширения получаемых метрик о процессе аналитики могут сгруппировать события выполнения процесса в виде отдельных действий: выбирают несколько событий и помечают их как конкретное действие. А затем запускают поиск таких же действий в логах, которые собрал фоновый режим монитора.
Разметив один раз логи процесса, вы можете получать объективные данные о нём в автоматическом режиме.
В результате вы получаете следующую аналитику:
Для расширения получаемых метрик о процессе аналитики могут сгруппировать события выполнения процесса в виде отдельных действий: выбирают несколько событий и помечают их как конкретное действие. А затем запускают поиск таких же действий в логах, которые собрал фоновый режим монитора.
Разметив один раз логи процесса, вы можете получать объективные данные о нём в автоматическом режиме.
В результате вы получаете следующую аналитику:
- Различную статистику по процессу, к примеру, время выполнения, количество повторений, трудозатраты на выполнение процесса, сложность роботизации, исполнители.
- Аналитику по сотруднику, к примеру, распределение продуктивного и не продуктивного времени сотрудника, время простоя, информация по переработкам, список систем, в которых работают сотрудники и многое другое.
При помощи фонового режима можно формировать фотографию рабочего дня сотрудника (ФРД) – определения времени бездействия, использования продуктивных и непродуктивных программ. Для каждого сотрудника можно установить свои продуктивные программы, например, для маркетолога это будет VK и Figma, а для бухгалтера – 1С.
- Технические данные: утилизация информационных систем, использование процессора и памяти на рабочей станции сотрудника
- Автоматически сгенерированные артефакты:
- диаграмма процесса
- инструкция выполнения процесса со скриншотами выполнения каждого шага
- регламент процесса
- техническое задание на роботизацию
- шаблон скрипта
Как визуализируются данные?
Данные о процессе, собранные с мониторов, визуализируются в виде графа, на котором видны разные маршруты выполнения процесса.
Как можно улучшать процессы?
PIX Монитор задач позволяет рассчитать, насколько сложной будет роботизация любого процесса. Используя RPA-помощник, встроенный в Монитор задач, вы можете определить, с каких процессов целесообразнее начать роботизацию.
Квадрант роботизации — гибкий инструмент для приоритезации процессов при роботизации. Он представляет из себя оси координат, на которых расположены процессы в зависимости от сложности и эффекта роботизации (выраженном в FTE).
- Процессы, расположенные в левом верхнем углу, идеально подходят для роботизации.
- Процессы, которые располагаются в правом нижнем углу, плохо подходят для роботизации, поэтому их надо улучшать другим способом.
Помимо этого, вы можете выгрузить дизайн автоматизированного решения – техническое задание для RPA разработчика. Он автоматически составляется на основании всех собранных данных.
Таким образом, с помощью монитора задач вы можете не только получить объективные данные о процессах нижнего уровня, но и подготовиться к их роботизации.
Практическое задание
Пройдите тест, чтобы проверить, насколько хорошо вы разобрались в различиях технологий Process Mining и Task Mining. Успешное выполнение теста является обязательным для получения сертификата о прохождении трека «Управление процессами». Удачи!
- Поздравляем!Вы изучили все материалы и выполнили все задания трека "Управление процессами".
- Сдайте задание и получите сертификат о прохождении трекаПоделитесь с нами результатами теста и копией вашей карты бизнес-процесса. Для этого экспортируйте полученную карту процесса верхнего уровня в формате png в виде картинки и приложите в форму по ссылке ниже:
Все, кто пройдет 3 трека PIX Триатлона, получат уникальный сертификат PIX Триатлониста!
Html code will be here
Продолжим обсуждение в Telegram-сообществе PIX Процессы?
Есть вопросы по заданиям или функционалу платформы? Вы можете задать их в сообществе PIX Процессы. А еще — в сообществе мы обмениваемся опытом, публикуем новости о развитии продукта и интересные факты на тему процессного управления.