Управление процессами. Урок 6
Анализ бизнес-процессов
с Process Mining
с Process Mining
Учимся анализировать бизнес-процессы и выявлять проблемы
Что вас ждет сегодня
-
Погрузимся в процессную аналитикуРазберемся, зачем анализировать бизнес-процессы и что такое Process Mining -
Прослушаем эфирПоговорим об аспектах внедрения технологий и возможностях Process Mining для повышения эффективности процессов -
Откроем для себя PIX Аналитик процессовУзнаем, как анализировать процессы, выявлять причины проблем и использовать результаты для бизнеса -
Обсудим урок в чатеПереходите в сообщество PIX Процессы, чтобы задать свои вопросы и пообщаться с другими участниками
Process Mining: Как преодолеть барьеры и использовать потенциал аналитики процессов
- Николай СитниковАрхитектор инноваций в компании RAMAX
- Николай БулановДиректор продукта PIX Процессы
На сегодняшнем эфире эксперты Николай Ситников, архитектор инноваций в компании RAMAX, и Николай Буланов, владелец продукта PIX Процессы, обсудили ключевые аспекты Process Mining — технологии анализа бизнес-процессов.
В фокусе диалога — причины, мешающие компаниям успешно внедрять решения PM даже при их высокой эффективности: от недостатка экспертизы до организационных барьеров. Эксперты также затронули возможности применения Process Mining в малом и среднем бизнесе, отметив, что порог входа сегодня ниже благодаря современным продуктам. Отдельно были рассмотрены реальные кейсы из практики: например, оптимизация логистических цепочек и автоматизация рутинных операций в различных отраслях.
Эфир станет отличным введением в тему перед углубленным изучением материала на учебном дне — смотрите, чтобы узнать, как превратить данные анализа процессов в инсайты для вашего бизнеса.
В фокусе диалога — причины, мешающие компаниям успешно внедрять решения PM даже при их высокой эффективности: от недостатка экспертизы до организационных барьеров. Эксперты также затронули возможности применения Process Mining в малом и среднем бизнесе, отметив, что порог входа сегодня ниже благодаря современным продуктам. Отдельно были рассмотрены реальные кейсы из практики: например, оптимизация логистических цепочек и автоматизация рутинных операций в различных отраслях.
Эфир станет отличным введением в тему перед углубленным изучением материала на учебном дне — смотрите, чтобы узнать, как превратить данные анализа процессов в инсайты для вашего бизнеса.
Запись эфира
Зачем анализировать сквозные процессы?
В предыдущих уроках вы научились создавать карты бизнес-процессов. Решение PIX Облако процессов позволяет отобразить в наглядном виде, как должны выполняться процессы. Это дает первое представление о процессах в компании.
Для эффективного внедрения процессного подхода недостаточно только отрисовать эталонные карты бизнес-процессов, ведь ожидаемое и фактическое выполнение процесса могут кардинально отличаться.
Важно понять, как на самом деле протекают процессы, чтобы иметь возможность этим управлять. Для этого используются решения класса Process Mining и Task Mining. В рамках этого урока мы рассмотрим решение класса Process Mining.
Для эффективного внедрения процессного подхода недостаточно только отрисовать эталонные карты бизнес-процессов, ведь ожидаемое и фактическое выполнение процесса могут кардинально отличаться.
Важно понять, как на самом деле протекают процессы, чтобы иметь возможность этим управлять. Для этого используются решения класса Process Mining и Task Mining. В рамках этого урока мы рассмотрим решение класса Process Mining.
Process Mining
Технология, которая даёт возможность восстановить модель фактического протекания процесса на основе логов из информационных систем и анализировать её, включая сквозные процессы.
Сквозной процесс
Процесс, при выполнении которого задействованы сотрудники разных функциональных подразделений. Комплексную оценку такого процесса невозможно осуществить без данных из корпоративных систем.
Данные из корпоративных систем не нужно собирать с нуля: в вашей компании они уже есть! Логи из корпоративных систем отражают реальное взаимодействие сотрудников, скорость выполнения шагов процесса, используемые ресурсы, частоту выполнения процесса. Подумайте, какими корпоративными системами пользуются сотрудники вашей компании.
Одна из самых популярных корпоративных систем в России – 1С. Для ускорения анализа процессов, которые протекают в 1С, в PIX Аналитик процессов разработан специальный модуль, который позволяет:
- подключиться к базе данных 1С любой конфигурации, включая кастомные;
- автоматически выстроить модель процессов в 1С на основе явных и неявных связей между справочниками, документами и регистрами;
- выполнить сложный анализ в разрезе документов, товаров, организаций, контрагентов;
- автоматически преобразовать данные в нужный формат для визуализации.
Как увидеть, что есть проблема?
Подход к анализу процессов, который наиболее часто используется совместно с технологией Process Mining, – анализ соответствия.
Process Mining позволяет нам получить фактическую картину протекания процесса.
Карты, которые мы рисовали в PIX Облаке процессов, могут играть роль эталонной модели процесса для анализа. Имея фактическую и эталонную модель, мы можем сравнить их между собой и найти различные отклонения: необычные маршруты, пропущенные шаги, лишние шаги, отклонения отдельных шагов во времени и др.
Также Process Mining помогает в выявлении узких мест – участков процесса, которые ограничивают его общую производительность. Как правило, в них возникает наибольшее скопление проблем:
Process Mining позволяет нам получить фактическую картину протекания процесса.
Карты, которые мы рисовали в PIX Облаке процессов, могут играть роль эталонной модели процесса для анализа. Имея фактическую и эталонную модель, мы можем сравнить их между собой и найти различные отклонения: необычные маршруты, пропущенные шаги, лишние шаги, отклонения отдельных шагов во времени и др.
Также Process Mining помогает в выявлении узких мест – участков процесса, которые ограничивают его общую производительность. Как правило, в них возникает наибольшее скопление проблем:
Задержек
Ошибок
Избыточных затрат
Process Mining позволяет измерять производительность процессов и формировать гипотезы по их улучшению.
Как анализировать процесс с помощью Process Mining
Рассмотрим использование Process Mining для анализа процессов на примере решения PIX Аналитик процессов. Для этого необходимо выполнить несколько предварительных шагов:
Извлечь логи из корпоративных систем.
Представить данные в необходимом для анализа виде, сформировав журнал событий.
Для того, чтобы иметь возможность восстановить модель процесса при помощи PIX Аналитика процессов, данные должны содержать 3 обязательных столбца:
- Case ID - ID экземпляра процесса, в рамках которого произошло событие. Если события в процессе происходят в разных системах, важно чтобы был единый сквозной Case ID у каждого экземпляра.
- Статус - наименование произошедшего события (шаг процесса).
- Дата начала - дата и время, когда событие произошло.
Загрузить эти данные в PIX Аналитик процессов.
Запустить расчёт метрик.
После выполнения этих действий PIX Аналитик процессов сформирует граф, который будет включать в себя все маршруты выполнения сквозного процесса.
На нем наглядно видны:
-
Отклонения по пути выполнения:
- пропуск обязательных шагов, что может привести к потерям, связанным с нарушением комплаенса;
- выполнение лишних шагов, что увеличивает время его протекания.
-
Отклонения по времени: этапы, на которых нарушается SLA
-
Зацикленности, в которых экземпляр процесса проходит через определенный этап больше 1 раза, что увеличивает время его протекания
Таким образом, PIX Аналитик процессов позволяет в деталях увидеть и проанализировать реальную картину того, как протекает процесс. Его возможности включают в себя:
-
Мониторинг несоответствийнасколько в действительности процесс выполняется в соответствии с регламентом -
Поиск расхожденийкакие обязательные шаги пропускаются и как часто, какие лишние шаги выполняются и сколько времени это забирает -
Анализ вариативностив деталях визуализирует все пути, по которым выполняется процесс, рассчитывает оптимальный путь -
Выявление потерьзацикленностей, узких места, ненужных шагов -
Детальную аналитикув разрезе сотрудников, документов, организаций, контрагентов -
Возможность быстрого запускаготовый набор показателей, формулы и встроенные механизмы для их расчёта, готовые визуализации с возможностью кастомизации
Как работать с проблемой?
При нахождении узкого места нужно сформулировать гипотезу, почему возникает проблема. Это можно сделать на основе метрик, рассчитанных PIX Аналитиком процессов.
Примеры:
- Дашборд «Динамика длительности экземпляра процесса» дает возможность увидеть, насколько процесс устойчив к пиковым нагрузкам.
В ноябре мы видим резкое повышение потока кейсов в процессе - и среднее время обработки кейса также резко возрастает.
В марте количество кейсов кардинально снизилось - и средняя длительность процесса тоже оказалась минимальной.
Так как средняя длительность процесса сильно колеблется при изменении трафика, можно сделать вывод, что процесс не устойчив к пиковым нагрузкам.
В марте количество кейсов кардинально снизилось - и средняя длительность процесса тоже оказалась минимальной.
Так как средняя длительность процесса сильно колеблется при изменении трафика, можно сделать вывод, что процесс не устойчив к пиковым нагрузкам.
- Частота зацикленностей и временные потери от них могут свидетельствовать об ошибках, которые регулярно возникают при выполнении определенного этапа процесса.
Зацикленности — это ситуации, в рамках которых экземпляры процесса часто проходят через один и тот же шаг больше одного раза на экземпляр.
Зацикленности бывают двух видов:
- Непроходные петли – петля состоит из одного шага, то есть один и тот же шаг выполняется несколько раз без перехода к следующему.
- Множественные петли – петля состоит из нескольких шагов, то есть процесс возвращается на определенный шаг.
Один процесс может включать в себя несколько петель. Посмотрите на изображение выше и найдите петли, не обозначенные на схеме.
Зацикленности можно увидеть не только на графе: статистика по ним отображается в разрезе различных шагов процесса на дашборде:
Зацикленности можно увидеть не только на графе: статистика по ним отображается в разрезе различных шагов процесса на дашборде:
На дашборде можно отследить, на каких шагах и как часто случаются зацикленности, а также сколько времени получится высвободить при их устранении.
- Фильтрация по атрибуту «Исполнитель» покажет, есть ли закономерности между маршрутом выполнения процесса и сотрудниками.
После нахождения проблем необходимо определить их причины и найти способ улучшения.
Для выявления причин проблемы могут использоваться разные методы, например, диаграмма Исикавы и техника «5 почему».
Для выявления причин проблемы могут использоваться разные методы, например, диаграмма Исикавы и техника «5 почему».
Диаграмма Исикавы (диаграммы «рыбьей кости») — один из ключевых методов определения причин проблем в процессе.
Классическая диаграмма Исикавы предлагает разделить причины на 6 категорий: люди, материалы, оборудование, окружающая среда, методы, руководства.
Состав и количество категорий может различаться в зависимости от бизнес-контекста процесса, который вы анализируете.
Классическая диаграмма Исикавы предлагает разделить причины на 6 категорий: люди, материалы, оборудование, окружающая среда, методы, руководства.
Состав и количество категорий может различаться в зависимости от бизнес-контекста процесса, который вы анализируете.
«5 почему» — техника, которая используется для выявления причинно-следственных связей между проблемой и ее причинами. Она помогаем детализировать причины проблемы, чтобы докопаться до первопричины.
При использовании данной техники задавайте вопрос «почему?» до тех пор, пока не будет выявлена первопричина проблемы. Обычно для этого достаточно задать вопрос 5 раз, но количество может быть другим.
При использовании данной техники задавайте вопрос «почему?» до тех пор, пока не будет выявлена первопричина проблемы. Обычно для этого достаточно задать вопрос 5 раз, но количество может быть другим.
Ответ на последний вопрос выявляет первопричину проблемы: продавцы переносят данные из другой системы вручную. После обнаружения проблемы её можно исправить. Например, роботизировать процесс.
Получить ответ на вопрос «почему?» на каждом уровне поможет Process Mining, который позволяет находить корреляции между проблемой и её причинами.
Получить ответ на вопрос «почему?» на каждом уровне поможет Process Mining, который позволяет находить корреляции между проблемой и её причинами.
Визуализации BI
Для визуализации проанализированных данных используется решение PIX BI.
Большое преимущество PIX Аналитика процессов состоит в том, что в его основе лежит полнофункциональная система визуализации, в которой можно использовать не только заранее предустановленные процессные метрики, но и высчитывать любые бизнес-метрики. То есть можно создавать дашборды под себя с нуля для анализа в определенном разрезе.
Построенные дашборды не нужно просматривать на отдельном ресурсе: они уже встроены в PIX Аналитик процессов. Вы получаете набор предустановленных дашбордов, метрики по которым заранее просчитываются в системе. Например, для визуализации проходимостей или зацикленностей.
Дашборды – это не статичные картинки, а инструменты анализа. К любому из дашбордов можно применять фильтр: по периоду, статусу, экземпляру процесса и другим показателям.
Большое преимущество PIX Аналитика процессов состоит в том, что в его основе лежит полнофункциональная система визуализации, в которой можно использовать не только заранее предустановленные процессные метрики, но и высчитывать любые бизнес-метрики. То есть можно создавать дашборды под себя с нуля для анализа в определенном разрезе.
Построенные дашборды не нужно просматривать на отдельном ресурсе: они уже встроены в PIX Аналитик процессов. Вы получаете набор предустановленных дашбордов, метрики по которым заранее просчитываются в системе. Например, для визуализации проходимостей или зацикленностей.
Дашборды – это не статичные картинки, а инструменты анализа. К любому из дашбордов можно применять фильтр: по периоду, статусу, экземпляру процесса и другим показателям.
Посмотрите, как работает PIX Аналитик процессов и как функционал Process Mining реализован в системе
Продолжим обсуждение в Telegram-сообществе PIX Процессы?
Есть вопросы по заданиям или функционалу платформы? Вы можете задать их в сообществе PIX Процессы. А еще — в сообществе мы обмениваемся опытом, публикуем новости о развитии продукта и интересные факты на тему процессного управления.