Управление процессами. День 4
Кто ответственный
Проясняем результаты шагов, ответственных и исполнителей
Что вас ждет сегодня
Разберем два кейса описания процессовЮрий Алексеев из Deploy расскажет о сложных процессах из его практики
Пообщаемся в эфиреРазберем кейс и теорию сегодняшнего дня с экспертами. Запись эфира вы найдете в материалах дня
Детализируем процессыОпишем отдельные шаги, проясним ответственных, добавим свойства — в общем, научимся собирать максимум полезной информации о процессе
Обсудим день в чате PIX ТриатлонаПереходите в сообщество PIX Процессы, чтобы задать свои вопросы и пообщаться с другими участниками
Описание бизнес-процессов на производстве и в торговле
Юрий Алексеев, генеральный директор компании Deploy
Сегодня я поделюсь с вами двумя примерами из моей практики.
Первый — непрозрачный процесс оплаты запчастей наличными на производстве. Второй — сложный расчет себестоимости при покупке товаров за границей. А в 15:00 мы встретимся в эфире: я расскажу подробнее о кейсах и отвечу на вопросы.
Сегодня я поделюсь с вами двумя примерами из моей практики.
Первый — непрозрачный процесс оплаты запчастей наличными на производстве. Второй — сложный расчет себестоимости при покупке товаров за границей. А в 15:00 мы встретимся в эфире: я расскажу подробнее о кейсах и отвечу на вопросы.
Кейс 1. Сложности из-за оплаты наличными на производстве
Случай произошел на производстве кондитерских изделий. Когда нужно было быстро отремонтировать производственное оборудование, помещения, склады, компания часто заказывала запчасти за наличные деньги. А где наличные, там всегда сложно анализировать, как и куда эти деньги двигаются.
Компания регулярно сталкивалась с проблемами:
- Задержки в обработке информации о закупленных и списанных комплектующих
- Путаница в учете
- Недостачи при инвентаризации
- Увеличение затрат
Первым шагом по улучшению процесса стало его описание. Для начала — AS-IS, то есть в том виде, в котором процесс выполнялся изначально. Отобразили все роли в процессе, зафиксировали ответственность на каждом шаге, поняли, какие входы и выходы у каждого шага. Даже на этом этапе стало понятнее, как все работает.
Дальше — выделили на AS-IS проблемные моменты — узкие места — и придумали, как их расширить. На основе этого создали схему TO-BE, то есть такой вариант процесса, который мы хотим видеть в будущем после внесения изменений. Что из этого получилось, я покажу во время сегодняшнего онлайн-эфира. Готовьте ваши вопросы!
Дальше — выделили на AS-IS проблемные моменты — узкие места — и придумали, как их расширить. На основе этого создали схему TO-BE, то есть такой вариант процесса, который мы хотим видеть в будущем после внесения изменений. Что из этого получилось, я покажу во время сегодняшнего онлайн-эфира. Готовьте ваши вопросы!
Кейс 2. Расчет себестоимости банковских терминалов и пинпадов
Следующий случай — из практики работы с торговой компанией, которая поставляет банковское оборудование в банки по всей России. Она закупает терминалы и пинпады за границей — это очень сложный процесс.
Чтобы понять, какой станет себестоимость закупаемой продукции, нужно учесть:
Чтобы понять, какой станет себестоимость закупаемой продукции, нужно учесть:
- Стоимость товара при закупке у вендора
- Стоимость логистики до таможни
- Таможенные пошлины
- Страховку
- Услуги брокера
- Стоимость логистики до склада в России
Причем на каждом этапе нужно понимать себестоимость продукции в тот момент, когда она непосредственно на этом этапе находится, и что влияет на ее формирование. Чтобы прийти к пониманию, мы построили eEPC-диаграмму.
eEPC расшифровывается как Extended Event Driven Process Chain. Это расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. В основе eEPC — описание последовательности функций (действий), которые выполняют пользователи в системе. Каждой функции предшествует событие. Часто событие интерпретируют как некое «происшествие»: например, звонок клиента, получение письма и так далее. EPC часто используют для настройки системы планирования ресурсов предприятия (ERP) и для улучшений бизнес-процессов.
На диаграмме описали все шаги, определили входы и выходы процесса, зафиксировали ответственность на каждом шаге и указали информационные системы, в которых выполняется каждый шаг. А еще — создали формулу расчета полной себестоимости с учетом всех этапов ее формирования.
Подробнее о том, что мы с командой сделали в рамках кейсов, я расскажу в эфире. Еще мы поработаем с процессами прямо в PIX Процессной студии!
🎧 Также приглашаю вас послушать подкаст Цифра PIX, где мы с Николаем Булановым обсудили формулу успеха процессного подхода, его философию и классные методы, которые упрощают работу с процессами.
🎧 Также приглашаю вас послушать подкаст Цифра PIX, где мы с Николаем Булановым обсудили формулу успеха процессного подхода, его философию и классные методы, которые упрощают работу с процессами.
Запись эфира
Какую методику описания процесса выбрать
Михаил Рыбаков, эксперт трека, бизнес-консультант, организационный терапевт и автор бестселлеров на тему процессного управления
Сегодня приступим к детализации: сначала опишем свойства сквозного процесса, а затем — опишем и рассмотрим в деталях отдельные шаги (подпроцессы).
Сегодня приступим к детализации: сначала опишем свойства сквозного процесса, а затем — опишем и рассмотрим в деталях отдельные шаги (подпроцессы).
Важно, чтобы методика описания процесса была простой и понятной для вас и ваших коллег. Ведь по сути это язык, на котором ваша команда обсуждает, разбирается в том, как работает организация, и разрабатывает улучшения.
Некоторые подходы и нотации сложны: для того чтобы их использовать, нужна профессиональная подготовка. Для начала можно использовать более простые методики. Однако использование и понимание нотаций описания бизнес-процессов очень актуально в тех случаях, когда вы планируете автоматизировать процессы с помощью различных ИТ инструментов: ИТ-системы должны «понимать» язык, в котором вы описали бизнес-процессы.
Здесь же для начала я опишу удобную схему, которая сложилась за годы нашей работы с клиентами. И помогает разбираться, как работают и малые, и весьма крупные организации. В PIX Процессы это нотация Workflow.
Мы с вами опишем свойства процесса и свойства его отдельных шагов.
Некоторые подходы и нотации сложны: для того чтобы их использовать, нужна профессиональная подготовка. Для начала можно использовать более простые методики. Однако использование и понимание нотаций описания бизнес-процессов очень актуально в тех случаях, когда вы планируете автоматизировать процессы с помощью различных ИТ инструментов: ИТ-системы должны «понимать» язык, в котором вы описали бизнес-процессы.
Здесь же для начала я опишу удобную схему, которая сложилась за годы нашей работы с клиентами. И помогает разбираться, как работают и малые, и весьма крупные организации. В PIX Процессы это нотация Workflow.
Мы с вами опишем свойства процесса и свойства его отдельных шагов.
Детализируем описание процесса с помощью свойств
- Название процессаОтражает его суть одной фразой. Например, «Продажа и оказание услуг по проектированию». Полезно также указать первый и последний шаги процесса, задать его границы: «Продажа и оказание услуги по проектированию от получения заявки клиента до подписания акта выполненных работ».
- Цель процессаОписывает кратко, зачем данный процесс выполняется в компании. Показатели включать в цель не нужно, для этого есть отдельное поле.
- Показатели результативности и эффективности процесса (КПЭ, KPIs).Позволяют численно оценивать результаты его работы. Их мы обсудим в следующем уроке триатлона.
- Архитектор процесса (АП)Это роль: мы записываем сюда должность сотрудника, который будет ее исполнять. Как вы помните, отладка процессов — работа командная. Над конкретным процессом работает кросс-функциональная рабочая группа из нескольких людей, максимально компетентных в том, как он устроен, и заинтересованных в его отладке. Архитектор процесса — лидер этой группы, ее координатор. Важно, чтобы он не навязывал участникам свое мнение, а помогал каждому высказываться, группе — двигаться к согласованному результату.
- Руководитель процесса (РП)Обеспечивает выполнение процесса по алгоритму, который описала рабочая группа во главе с АП.
Отвечает за достижение целей процесса, в том числе по показателям. Также может предлагать улучшения по процессу. Но он не может самовольно отходить от утвержденной схемы, логики процесса.
Архитектор процесса и его руководитель — очень важные роли в процессном управлении.
Группа во главе с ее архитектором (АП) — это «законодательная власть» по данному процессу, он отвечает за качественную проработку алгоритма, его оптимизацию. Руководитель процесса — это «исполнительная власть» по процессу. По сути он «дирижер» процесса, обеспечивает его слаженное выполнение. Чтобы все его участники работали на единую цель, а не тянули одеяло каждый на себя. Чтобы процесс работал гладко и эффективно.
Архитектор у каждого процесса один, даже если этот процесс выполняется в организации массово. А вот руководитель назначается на каждый экземпляр процесса. При этом один человек может быть руководителем в нескольких (а порой и многих) экземплярах процесса, если у него хватает на это времени и сил.
Например, если ваша компания занимается продажей, поставкой и запуском у клиента некоторого оборудования, то архитектор процесса — это лидер группы, которая данный процесс описала и улучшила. А вот руководитель процесса нужен для каждого экземпляра этого процесса: поставки оборудования конкретному клиенту по конкретному договору.
Роли может совмещать один сотрудник. Иногда некоторые из РП процесса входят в рабочую группу, которая занимается его улучшением. А порой один из руководителей процесса является и его архитектором. Ведь это разные роли, которые сотрудник исполняет в разное время.
Группа во главе с ее архитектором (АП) — это «законодательная власть» по данному процессу, он отвечает за качественную проработку алгоритма, его оптимизацию. Руководитель процесса — это «исполнительная власть» по процессу. По сути он «дирижер» процесса, обеспечивает его слаженное выполнение. Чтобы все его участники работали на единую цель, а не тянули одеяло каждый на себя. Чтобы процесс работал гладко и эффективно.
Архитектор у каждого процесса один, даже если этот процесс выполняется в организации массово. А вот руководитель назначается на каждый экземпляр процесса. При этом один человек может быть руководителем в нескольких (а порой и многих) экземплярах процесса, если у него хватает на это времени и сил.
Например, если ваша компания занимается продажей, поставкой и запуском у клиента некоторого оборудования, то архитектор процесса — это лидер группы, которая данный процесс описала и улучшила. А вот руководитель процесса нужен для каждого экземпляра этого процесса: поставки оборудования конкретному клиенту по конкретному договору.
Роли может совмещать один сотрудник. Иногда некоторые из РП процесса входят в рабочую группу, которая занимается его улучшением. А порой один из руководителей процесса является и его архитектором. Ведь это разные роли, которые сотрудник исполняет в разное время.
Описываем отдельные шаги процесса
Здесь мы определяем, как работает процесс: более детально, чем делали это при первичном прояснении его логики в прошлом уроке. За основу берем тот список шагов, который тогда выработали.
Какие свойства можно назначить отдельным шагам:
Какие свойства можно назначить отдельным шагам:
- Номер шага1, 2, 3 и так далее.
- Название шагаБерем за основу список шагов, созданный ранее. Однако здесь мы можем его уточнить: добавить новые, какие-то шаги разбить на несколько или наоборот объединить.
- РезультатыЭто то, ради чего данный шаг выполняют. Как правило, у шага несколько результатов. Нужно вспомнить и записать сюда все. Если их много, можно объединить, например «пакет отгрузочных документов», и потом пояснить, что в него входит.
Материальные результаты
То, что можно увидеть и пощупать. Например, готовая продукция на складе
Информационные результаты
Информация о том, что и как было сделано: в устной, бумажной, электронной (предпочтительно) форме
Информационные результаты могут быть в трех формах:
🔹 Устная — это разговор (очно или по телефону, онлайн). При этом итоги разговора нужно обязательно фиксировать;
🔹 Бумажная — это, например, подписанная накладная или акт;
🔹 Электронная — запись в некоторой информационной системе. Желательно указать, в какой программе, какой документ создается или изменяется на данном шаге. Часто бывает, что это тот или иной чат в мессенджере или по электронной почте. Если так — укажите, какой именно чат в каком мессенджере. Важно указывать любые виды информационных носителей: будь то документ в Google Docs или файл на сервере в какой-то конкретной папке.
Конечно, постепенно лучше уходить от множества чатов и частной переписки, стандартизировать алгоритмы работы и коммуникации, делать их прозрачными и удобными как для исполнителей, так и для управленцев. Но сначала важно честно разобраться, описать, как вы общаетесь и работаете сейчас. И потом постепенно, эволюционно это улучшать. PIX Процессная студия позволяет вам делать это быстро и просто.
🔹 Устная — это разговор (очно или по телефону, онлайн). При этом итоги разговора нужно обязательно фиксировать;
🔹 Бумажная — это, например, подписанная накладная или акт;
🔹 Электронная — запись в некоторой информационной системе. Желательно указать, в какой программе, какой документ создается или изменяется на данном шаге. Часто бывает, что это тот или иной чат в мессенджере или по электронной почте. Если так — укажите, какой именно чат в каком мессенджере. Важно указывать любые виды информационных носителей: будь то документ в Google Docs или файл на сервере в какой-то конкретной папке.
Конечно, постепенно лучше уходить от множества чатов и частной переписки, стандартизировать алгоритмы работы и коммуникации, делать их прозрачными и удобными как для исполнителей, так и для управленцев. Но сначала важно честно разобраться, описать, как вы общаетесь и работаете сейчас. И потом постепенно, эволюционно это улучшать. PIX Процессная студия позволяет вам делать это быстро и просто.
- Ответственный за шагДолжность сотрудника, который отвечает перед РП за выполнение данного шага и его результаты. Ответственный должен быть только один.
Хорошо, если ответственный — это один из исполнителей шага. Ответственным за некоторые шаги может быть руководитель данного процесса (РП). К примеру, если РП — специалист по продажам, который ведет контракт, он может отвечать за шаг «Переговоры с клиентом». А вот в шагах «Производство продукции» или «Доставка продукции до клиента» он не может быть ответственным — здесь за результат будет отвечать тот, кто непосредственно задействован в этих задачах. - Исполнители шагаЭто все, кто участвует в его выполнении. Перечисляем должности — не фамилии. Это ваши сотрудники, и, например, подрядчики. Также это могут быть представители клиента, если они участвуют в выработке технического задания, приемке работ и т.п. Если исполнителей получается много, можно объединять в группы: например, «рабочие».
Среди исполнителей могут быть и руководители: например, директор компании, если он подписывает договор на данном шаге, участвует в согласовании и пр. - КомментарийПоле, которое может включать предполагаемые улучшения по данному шагу или другую дополнительную информацию: например, можно указать в комментарии к пятому шагу, что после него возможен возврат на третий шаг.
В PIX Процессной студии свойства шагов можно добавлять на канвасе. Потом вы сможете найти их на самой схеме и в реестре бизнес-процессов — в виде готовой плоской таблицы.
Иногда клиенты предлагают добавить еще больше данных о процессе. К примеру, длительность выполнения шага или дедлайн. Или входную информацию, которая нужна для данного шага. Все это логично. Но если сильно усложнить схему, она, во-первых, требует гораздо больше времени для качественной проработки, достижения договоренностей в команде. А во-вторых — становится громоздкой, менее наглядной. А значит, и понимают, и выполняют ее гораздо хуже. Возвращаются к работе как попало, хаотично или на ручном управлении.
Практическое задание
1
Внесите в свой проект в системе PIX Процессная студия ваши сегодняшние решения по тому процессу, который вы прорабатываете.
2
Уточните название процесса, доработанный список шагов, цель процесса, АП и РП, все результаты шагов, ответственных и всех исполнителей по шагам.
Вы можете не добавлять к процессу KPI — их мы обсудим в следующих уроках.
Вы можете не добавлять к процессу KPI — их мы обсудим в следующих уроках.
3
После этого подумайте: что вам дало описание процесса? Если вы работали в команде, то как проходила работа?
Вспомните, как настраивать элементы и моделировать процессы в PIX Процессной студии. Используйте тот же алгоритм для работы с подпроцессами
Ссылки из этого видео
Статья в Базе знаний PIX о настройке нотаций и свойств
Узнайте, как назначать и настраивать свойства
Ссылки из этого видео
Статья в Базе знаний PIX о настройке нотаций и свойств
Статья в Базе знаний PIX с подробным описанием работы со свойствами процесса
Дополнительное задание
Научитесь создавать и заполнять справочники
Ссылки из этого видео
Статья в Базе знаний PIX о том, для чего нужны справочники
Продолжим обсуждение в Telegram-сообществе PIX Процессы?
Есть вопросы по заданиям или функционалу платформы? Вы можете задать их в сообществе PIX Процессы. А еще — в сообществе мы обмениваемся опытом, публикуем новости о развитии продукта и интересные факты на тему процессного управления.